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Comment aménager une salle de conférence ou de réunion?

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À la fois un lieu de rencontre, d’échange et de productivité, la salle de conférence ou de réunion est un lieu stratégique pour chaque entreprise. C’est l’endroit où de nombreuses décisions importantes sont prises, des informations sont communiquées et où des idées naissent et des projets aboutissent.

C’est donc un lieu qui doit représenter l’entreprise et ses valeurs, mais aussi permettre aux collaborateurs de se sentir à l’aise dans cet environnement afin de bien travailler. Une salle de réunion a comme objectif d’assurer le confort physique, visuel et auditif de votre auditoire.

Les tables, les chaises, le décor ou encore l’ambiance de la salle sont tous des éléments à prendre en considération lors de l’aménagement et l’agencement de votre salle de réunion ou de conférence.

 

Importance de l’aménagement de vos espaces de réunion ou de conférence

Un employé passe en moyenne 8 heures par semaine en réunion, ce qui constitue plus que 20% de son temps de travail. L’aménagement de vos espaces de réunion ou de conférence est d’une très grande importance puisque, tant pour vos employés que pour vos clients et partenaires, la salle de réunion est une vitrine de l’entreprise qui se doit d’être accueillante et propice à la collaboration.

L’aménagement de vos salles de conférence consiste à les transformer en des environnements chaleureux et agréables afin d’attirer davantage de clients et d’offrir à vos employés un endroit où ils peuvent trouver de l’inspiration, être plus créatifs et plus productifs.  

 

De quoi avez-vous besoin dans une salle de conférence ?

Pour assurer le bon déroulement de vos réunions, votre salle de conférence doit disposer de l’équipement nécessaire pour assurer le confort de vos employés, fournisseurs, partenaires et clients.

Voici les principaux éléments dont une salle de conférence fonctionnelle doit disposer :

Mobilier de bureau 

Le mobilier de bureau est l’élément le plus important dans une salle de réunion ou de conférence. Aménager votre salle avec la bonne table et des chaises confortables est primordial. Considérez une table de conférence et des fauteuils ou chaises de conférence assortis, mais surtout qui sont de la bonne taille pour ne pas encombrer l’espace. 

Assurez-vous de choisir des chaises ergonomiques qui sont confortables et durables pour maximiser le confort de vos employés. Le choix de la bonne table de réunion se fait aussi en fonction de la variété des configurations et de l’utilisation de votre salle de réunion. Selon le design de l’espace de réunion, différentes couleurs et matériaux s’offrent à vous : table en bois, en verre, de couleur blanche, grise, etc. Pour une meilleure harmonie, optez pour des chaises assorties à la table et aux meubles.

Mobilier de bureau pour vos salles de conférence

Projecteur

Lors d’une réunion, une ou plusieurs présentations peuvent avoir lieu. Pour assurer une présentation de bonne qualité, un système de projection fiable est indispensable. Un vidéoprojecteur et un écran de projection adapté à la pièce sont donc essentiels.

Équipement audiovisuel

De même, si votre présentation nécessite un support auditif, il est nécessaire de mettre en place un système sonore adéquat en fonction de la taille de la salle de réunion et du nombre des participants. Une mauvaise sonorisation vous fera perdre l’attention de votre auditoire très rapidement.

 Dans ce sens, assurez-vous que les haut-parleurs et micros fonctionnent correctement, tant pour les présentateurs que pour les participants qui peuvent intervenir ou poser des questions. Vérifiez l’ensemble des câbles et ports afin de favoriser une bonne acoustique et éviter les nuisances sonores.

Matériel de conférence audio ou vidéo

Si vous avez des participants à distance qui rejoignent les réunions virtuellement, avoir des équipements d’audioconférence et de visioconférence mis en place est très important pour vous permettre d’échanger et coopérer avec vos équipes à distance.

Machine à café ou bouilloire 

Pour répondre aux besoins de vos employés et bien accueillir vos clients potentiels, disposez d’une cafetière ou d’une bouilloire pour le thé afin de leur offrir des boissons chaudes qui leur permettront de rester vigilants et concentrés durant toute la réunion.

 

Aspects à privilégier dans une salle de réunion

Peu importe la taille ou l’usage de votre salle de réunion, cette dernière doit respecter quelques règles de base, à savoir :

Le confort

La première règle à ne pas négliger est le confort. En effet, pour assurer la concentration des participants, votre mobilier doit être confortable. Il est donc indispensable de disposer de fauteuils adaptés à la durée des réunions ainsi que de laisser de l’espace leur permettant de marcher et se dégourdir les jambes en cas de besoin.

L’éclairage 

L’éclairage participe non seulement à l’égaiement et l’ambiance de la salle, mais il procure également une bonne visibilité et permet aux participants de prendre des notes dans de bonnes conditions.

La connectivité

Avec la numérisation qui envahit les espaces de travail et pour assurer le bon déroulement des réunions, il est essentiel d’utiliser des outils de travail efficaces (installations téléphoniques, systèmes de projection, connexions informatiques, etc.).

L’ambiance

L’ambiance peut s’avérer très importante au sein d’une salle de réunion puisqu’elle peut être génératrice de créativité et inductrice de brainstorming. Pour que vos salariés se sentent à l’aise, choisissez un mobilier solide et confortable, mais qui apporte une note chaleureuse à l’atmosphère (mobilier de bois, etc.). 

La circulation

Lors des réunions qui durent plusieurs heures, il est important de prévoir des espaces de circulation qui permettent de se détendre et de se déplacer sans créer de distraction ou de dérangement pour les autres participants.

La ventilation

Une salle de réunion mal aérée peut nuire à la capacité de concentration des employés. C’est pourquoi il est primordial d’assurer un système de ventilation dans l’espace qui renouvelle l’air (fenêtres, système de climatisation, etc.). 

 

Quelles sont les couleurs à privilégier pour une salle de conférence ? 

La couleur de votre salle de réunion a un impact sur l’ambiance de la salle et elle peut inspirer la créativité, améliorer la productivité et le moral de vos employés. Voici une liste des couleurs à prioriser : 

Tons neutres

Les tons neutres incluant le noir, le blanc, le gris ou le marron sont des couleurs classiques qu’on trouve un peu partout dans les bureaux. Cependant, utiliser trop de tons sombres peut réduire l’énergie et trop de tons clairs peut enlever du charme à la pièce. Les tons neutres sont mieux utilisés lorsqu’ils sont accompagnés d’autres couleurs plus vives afin de faire ressortir ces dernières et rendre l’ensemble de l’espace plus cohérent.

Bleu

Le bleu est une couleur très répandue dans les milieux de travail puisqu’elle a tendance à inspirer la paix et la détente ainsi qu’à réduire les niveaux d’anxiété et de stress. C’est une couleur qui inspire loyauté et confiance, d’où son utilisation dans les environnements de travail.

En général, le bleu est une bonne option pour votre salle de conférence, car il crée un environnement confortable et accueillant. Toutefois, évitez les tons de bleu plus foncés, car ils peuvent avoir l’effet contraire.

Vert

Le vert est aussi assez populaire dans les espaces de travail puisqu’il s’agit d’une couleur qui inspire nature et fraîcheur, vitalité et énergie. Pareillement, c’est une couleur agréable pour les yeux qui aide à diminuer la fatigue oculaire due à l’exposition constante aux écrans d’ordinateur. Vous ne pouvez jamais vous tromper avec le vert. Les tons les plus foncés favorisent la concentration alors que les tons plus clairs stimulent l’énergie.

Jaune 

Étant l’une des couleurs les plus vives et joyeuses, le jaune dégage de l’énergie et améliore la créativité et la productivité de votre équipe. Néanmoins, attention aux tons trop vifs qui peuvent créer des sentiments de frustration.

 Orange

Similaire au jaune, l’orange est une couleur vive, énergique et associée à la chaleur et la lumière. Elle peut stimuler la créativité de votre équipe et augmenter leur enthousiasme. Si utilisée correctement, cette couleur peut également donner un aspect très moderne à votre espace.

Dans les salles de conférence ou de réunion où les participants passent beaucoup de temps, il est conseillé d’utiliser l’orange comme couleur d’accent puisque cette dernière peut aussi avoir des effets stimulant l’appétit.

 

4 conseils pour aménager une salle de conférence

 Pour que l’espace de réunion soit propice à la collaboration et au partage, voici 4 conseils essentiels pour aménager correctement votre salle de conférence :

Créer un espace élégant et fonctionnel

Lorsque vous aménagez une salle de réunion, le but est non seulement de créer un espace fonctionnel, mais aussi un espace élégant qui inspire l’échange et la productivité. Dans ce sens, le choix du mobilier de bureau est primordial pour créer un environnement confortable et fonctionnel ainsi qu’une ambiance conviviale.

Faciliter l’échange entre les collaborateurs

Pour favoriser l’échange entre les collaborateurs, votre salle de réunion ou de conférence doit être aménagée en fonction de leurs besoins afin qu’ils s’y sentent à l’aise. L’espace doit donc être aménagé de façon à optimiser les échanges des employés, permettre la libre circulation des collaborateurs et accueillir des personnes supplémentaires si nécessaire.

Mettre en évidence votre marque et vos valeurs 

Chaque pièce de votre entreprise représente doit refléter son image et ses valeurs. La salle de conférence n’échappe pas à cette règle. L’aménagement d’une salle de réunion réussi vous permet d’attirer des futurs clients ou partenaires. Pour mettre de l’avant votre compagnie, pensez à exposer le logo de votre entreprise, des phrases dynamiques et/ou inspirantes, etc.

Équiper votre salle et soigner le décor

L’équipement et le décor sont tout aussi importants que le mobilier de bureau dans une salle de réunion. Les entreprises favorisent de plus en plus les espaces de travail chaleureux et décontractés. Pour cela, pensez à équiper votre salle de conférence d’outils de brainstorming tels que des tableaux écritoires, des pouffes, etc., mais aussi d’éléments de décor tels que des plantes, des affiches dynamiques, etc.

Disposer du bon mobilier de bureau et du bon décor garantit la création d’une ambiance créative, inspirante et productive dans vos salles de réunion ou de conférence, où les collaborateurs pourront facilement collaborer ou échanger des idées.

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